Comment Préparer la Mise en Œuvre d’un Système RSE

Dans cet article, des suggestions sont présentées pour aider les organisations à se préparer à la mise en œuvre d’un système de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) et à s’assurer que l’investissement produit un maximum de bénéfices en termes de processus rationalisés, de rapports en temps réel et, idéalement, de réduction des coûts.

Étape 1 – Comment Préparer l’Analyse de Rentabilité ?

Un système RSE, pour quoi faire ? La grande majorité des entreprises aujourd’hui prennent leurs décisions critiques en matière de RSE basées sur des feuilles de calcul, des applications développées en interne ou des applications de bureau quelque peu limitées. Cependant, les entreprises les plus avancées et prospères tendent à implémenter un système RSE d’entreprise complet pour gérer les processus de bout en bout de leur organisation.

Au moment de la rédaction, le domaine commercial de la RSE est assez jeune et toujours en maturation. Il existe différentes compréhensions de la RSE et de ce qu’elle implique. Cependant, les domaines clés de la RSE communément acceptés sont :

Engagement des Parties Prenantes
Base Sociale
Investissement Social
Accès au Territoire (compensation et réinstallation)
Emploi Local
Développement des Entreprises Locales
Gestion du Territoire
Surveillance Environnementale
Biodiversité
Gestion de la Conformité
Réhabilitation du Territoire et Fermeture de Site
Rapport de Performance
Gestion de l’Empreinte Carbone

Dans une solution RSE d’entreprise, ces processus sont intégrés ensemble et ils accèdent aux mêmes données depuis une base de données centrale.

Quels sont donc les bénéfices de la mise en œuvre d’un système RSE complet ? Un système RSE gère beaucoup de données, et plus une entreprise intègre les données pilotées par les politiques et programmes RSE, plus il y a de bénéfices à en tirer. Une solution RSE aidera une entreprise à atteindre ses objectifs de performance sociale et environnementale. Une Solution RSE d’Entreprise contribuera à la durabilité d’une entreprise en fournissant aux gestionnaires des rapports et des Indicateurs Clés de Performance (ICP) qui aideront à assurer et démontrer la transparence, et mesurer l’efficacité et l’impact de leurs projets. Les solutions RSE introduisent également les « meilleures pratiques », qui sont des pratiques trouvées comme étant la meilleure façon d’effectuer certains processus dans l’industrie. Une des premières étapes essentielles à la préparation pour la mise en œuvre d’un système RSE est le développement et la présentation d’une analyse de rentabilité solide. En ce qui concerne le timing, les entreprises doivent agir tôt. Les gestionnaires doivent lire les signes qu’ils dépassent leurs systèmes et pratiques actuels, et agir avant qu’il ne soit trop tard. En effet, malgré le coût de mise en œuvre d’un système RSE d’entreprise, le coût du retard est susceptible d’être plus élevé. Un système RSE d’entreprise est souvent considéré comme un investissement stratégique et le projet peut avoir des bénéfices tangibles et intangibles.

Bénéfices Gestion des Risques : Maintien d’une Licence Sociale d’Exploitation – maximisant les temps de production et prévenant la perte d’accès aux sites Diminution des pénalités et retards de projet dus à la non-conformité Éviter les surpaiements et la corruption, grâce à des processus d’approbation rigoureux Amélioration de la gestion des engagements et problèmes Efficacité améliorée : Accès amélioré et centralisé à l’information et intégrité de l’information Processus simplifiés et plus rapides, tout en étant plus rigoureux, basés sur les meilleures pratiques de l’industrie Rapports corporatifs avec données agrégées et ICP Résultats améliorés des audits externes et actions correctives diminuées, en fournissant un processus de haute transparence et la capacité à démontrer les actions entreprises Diminution des actions et coûts pour traiter les griefs et incidents Véhicule plus efficace pour la communication et la prise de décision Transition d’une organisation réactive à proactive Consolider la capacité à lever des fonds en fournissant des processus transparents et auditables Ressources Humaines : Amélioration de l’efficacité des coûts, de la main-d’œuvre et du temps, ainsi que du recrutement et de la rétention Augmentation de l’expertise du personnel Différenciation de marque : Réputation d’intégrité et de meilleures pratiques, et potentiellement pour la durabilité environnementale, l’implication communautaire et les pratiques de marketing éthique Opportunité accrue de devenir l’entreprise de choix, grâce au soutien des communautés Relations et gestion des fournisseurs améliorées D’autres économies de coûts peuvent être dérivées de moins de retravail, d’assurance qualité, d’impression de documents, etc. Les statistiques sur le coût de ces choses sont souvent facilement disponibles et peuvent être utilisées pour mettre des chiffres concrets dans et consolider une Analyse de Rentabilité.

Comment Sélectionner une Solution RSE ?

Le risque de sélectionner une solution RSE inadéquate est réel. Il est important de porter attention aux processus et besoins de l’entreprise à long terme, et aux caractéristiques du système.

Critères de Sélection : Le fournisseur doit avoir beaucoup d’expérience et de bonnes références. La solution répond aux exigences fonctionnelles et est facile à configurer. Capacité à fournir des rapports polyvalents et complets. Meilleures pratiques intégrées basées sur les normes et standards internationaux, tels que IFC, Principes de l’Équateur, ISO, ICMM, IPIECA, GRI, etc. Être conscient des temps de réponse sur les réseaux lents, de la capacité hors ligne et de l’évolutivité du système. Support multi-lingue, multi-devises, multi-localisations et/ou multi-fuseaux horaires. Solution mobile intégrée. Solution complète et intégrée / d’entreprise. Compatibilité avec l’Environnement d’Exploitation Standard (EES) de l’entreprise. Peser soigneusement la décision concernant l’offre SaaS ou cloud versus sur site. Coût Total de Possession (CTP) sur plusieurs années, généralement 5 ans, et Retour sur Investissement (RSI). Si le fournisseur fournit des services RSE en plus du logiciel, tels que des enquêtes sur le terrain et du conseil. Disponibilité de la période de garantie, et des packages de support et maintenance.

Quelques erreurs communes dans la sélection d’un système RSE sont : Exigences incomplètes. Dépendance excessive aux démonstrations des fournisseurs. Accent excessif sur le coût du système. Biais de sélection et échec à utiliser des services professionnels objectifs. Incapacité à comprendre l’offre du fournisseur de solution RSE.
Une méthodologie appropriée de sélection de système inclut une liste de critères de sélection. Une organisation devrait avoir une vision claire de pourquoi elle se lance dans un tel projet et quels sont les objectifs commerciaux pour celui-ci. Le défi est de changer en douceur de l’ancienne façon de faire les choses vers le nouveau système et les nouvelles pratiques.

Étape 2 – Comment Préparer la Portée ?

Une portée de haut niveau a très probablement été établie avec l’Analyse de Rentabilité et maintenant une étude de portée peut être effectuée afin d’éliciter la portée détaillée pour le projet.

Étude de Portée

Une portée détaillée ou des exigences de haut niveau seront idéalement élicitées dès le départ en accord avec à la fois les objectifs commerciaux et la solution finale en tête. Implémenter un système RSE est une opportunité d’avoir un bon regard critique sur les processus RSE de l’entreprise, et d’établir comment ils peuvent être améliorés et soutenus par le système.

La phase de portée sert à ancrer les priorités du projet, aidant à définir la fonctionnalité appropriée et les améliorations des processus commerciaux, en faisant correspondre les processus commerciaux actuels avec les meilleures pratiques fournies. La portée déterrera des informations sur les besoins et motivations des parties prenantes. Elle consolidera les limites et objectifs du projet, et permettra la cartographie des opportunités d’amélioration.

Dans cet objectif, des ateliers de portée seront tenus avec les parties prenantes primaires et idéalement secondaires. Ils seront reflétés dans un document de portée, qui cartographiera les objectifs et recommandations du projet, fournira des plans de haut niveau pour le contenu, la livraison, les délais et le budget, et peut inclure des cartes de flux de travail et des diagrammes quand approprié.

Les ateliers de portée devraient former la fondation d’un projet d’implémentation. Ils fournissent un cadre structuré pour la génération d’idées et le dialogue, créent une vision partagée du projet et facilitent l’exploration des possibilités. Cela peut aussi être un exercice fantastique de renforcement d’équipe.

Les consultants dirigeront de tels ateliers, afin d’apporter l’expertise des solutions RSE, tout en facilitant la communication et en dirigeant doucement les discussions et idées.

En préparation ou dans le cadre de l’étude de portée, il est recommandé d’identifier toutes les sources de données. Cela fournira de bonnes informations sur où se trouvent certaines opportunités d’amélioration, et aussi pour établir la qualité des données et le besoin de nettoyage des données.

Étape 3 – Comment Préparer le Budget ?

Le processus pour établir un budget de projet d’implémentation de solution RSE nécessitera une planification minutieuse pour s’assurer que les informations nécessaires ont été rassemblées et que l’adhésion des parties prenantes significatives est obtenue.

Très peu d’entreprises peuvent utiliser une solution RSE directement sortie de la boîte. Le système devra très probablement être adapté aux exigences de l’entreprise, afin de l’adapter au vocabulaire et aux processus de l’entreprise.

Comment saurez-vous si vous avez réussi à créer un budget précis pour votre projet ?

Lors de la préparation du budget, il faut tenir compte du fait que la mise en œuvre réussie d’un système RSE sans expertise est presque impossible. Vous devrez anticiper et préparer l’utilisation de Consultants et d’Experts en la Matière (SME) pour faciliter une mise en œuvre plus efficace. Rappelez-vous d’être préparé pour leur arrivée, afin de pouvoir maximiser leur productivité pendant qu’ils sont sur site. Dans cet objectif, les choses qui sont susceptibles d’être requises sont :

Accès Internet (peut-être Wi-Fi) pour l’accès aux fichiers, environnements, informations, etc.
Salles de réunion avec un projecteur ou grand écran et tableau blanc pour les démonstrations et le travail collaboratif
Espace de travail approprié, avec des bureaux et moniteurs pour le travail sur site

Notez que les Consultants apporteront généralement leur propre ordinateur portable pour effectuer leur travail.

Voici les éléments que vous pourriez avoir besoin de considérer pour votre budget ou qui seront inclus dans le devis de votre fournisseur de système RSE, afin d’implémenter un système RSE :

Licences logicielles
Services d’infrastructure ou d’hébergement – différents environnements seront requis (Développement, Assurance Qualité, UAT, Formation, Production, etc.)
Temps de consultance pour une étude de portée et pour éliciter la documentation des exigences détaillées et la documentation utilisateur
Configuration et tests du système selon les exigences de l’entreprise si nécessaire
Formation et logistique – les systèmes RSE ne sont efficaces que s’ils sont utilisés correctement
Déploiement et déploiement – il peut y avoir plusieurs sites impliqués
Gestion de projetGestion du changement – pour gérer la résistance qui accompagne le changement inhérent à l’introduction de nouveaux processus

Implication des SME Métier Les SME métier seront requis dès le début, afin d’aider à documenter les exigences, pendant le projet afin de répondre aux questions, prendre des décisions et valider la configuration au fur et à mesure qu’elle progresse, et jusqu’à la fin afin d’effectuer les Tests d’Acceptation Utilisateur. Il est important que la configuration soit validée en cours de route, afin que les écarts et défauts soient trouvés tôt, quand il y a encore du temps et des options pour les traiter. En effet, quand les problèmes sont trouvés vers la fin du projet, la seule option qui reste est souvent de reporter la mise en service et trouver de l’espace dans le budget afin d’atteindre le résultat désiré, ou alternativement d’avoir une seconde phase. C’est généralement une bonne idée d’avoir les SME métier sur le projet à temps partiel, car ils ont inévitablement leur propre travail quotidien à faire. 50% du temps est généralement un bon ratio, afin de les garder motivés et dans le sujet. Vous pourriez vouloir considérer remplacer les SME métier, afin que le travail quotidien continue d’être fait, soulageant la pression d’effectuer deux emplois à la fois. L’autre raison est que si les SME métier n’ont pas le temps à consacrer au projet, c’est une recette pour l’échec, avec personne disponible pour dire et vérifier ce qui est nécessaire.

N’oubliez pas que les Experts en la Matière Métier (SME) de l’entreprise seront requis pour la durée du projet. Le budget pour cela pourrait avoir besoin de venir du budget du projet.
Devriez-vous inclure un budget pour les Conférences ?… Les principaux fournisseurs de logiciels RSE ont des conférences pour aider les utilisateurs à apprendre sur le produit qu’ils ont acheté, pour fournir des informations et une feuille de route sur les nouvelles fonctionnalités et pour approfondir l’expertise des gens dans le domaine commercial.
Contingence pour les changements posés par les utilisateurs ou par les changements dans l’environnement politique ou économique

Étape 4 – Comment Se Préparer à la Gestion de Projet ?

L’implémentation d’une solution RSE d’entreprise ne devrait pas être différente de tout autre projet de développement logiciel significatif ou important.

Voici un exemple de processus de projet et de livrables :

En tant que Chef de Projet, vous voulez faire du réseautage comme un vendeur, afin de maximiser vos chances de faire avancer les choses. Soyez un Leader inspirant : minimisez l’effort de gestion, maximisez la communication, prenez le temps de réfléchir et de s’attaquer aux vrais problèmes !

Il est recommandé d’implémenter la gestion budgétaire et les audits. Ayez un Parrain de Projet nommé pour approuver les dépenses. Ayez un Comité de Pilotage de Projet, généralement présidé par le Parrain de Projet, afin de suivre les progrès par rapport aux bénéfices et prendre les décisions pour diriger le projet vers l’achèvement.

Au fur et à mesure que les exigences sont écrites, il est très important d’établir la traçabilité entre les exigences et la portée. Ceci afin de surveiller les progrès par rapport à la portée et aussi de surveiller la dérive de portée.

Pendant le projet, vous pourriez vouloir contrôler les heures et les changements de tarif. Déterminez si les tarifs des Consultants incluent les voyages. Soyez conscient de la pratique commune d’inclure une augmentation de tarif annuelle. Vous pourriez vouloir plafonner le nombre d’heures que les consultants peuvent faire par semaine… Cependant ce nombre pourrait avoir besoin d’être révisé au fur et à mesure que le projet progresse et que les échéances approchent.

Voici une organisation typique d’équipe de projet :

Concernant la gestion des risques, les 4 catégories de risques à considérer pour une mise en œuvre de système RSE d’entreprise sont :

le risque technologique – adéquation avec l’infrastructure corporative actuelle
le risque organisationnel – combien de changement à l’organisation vs logiciel
le risque humain – concernant la formation, la requalification et la résistance au changement
le risque de taille du projet – structure de contrôle de gestion et communication

Il y aurait beaucoup à dire sur l’Assurance Qualité… Cela pourrait être un livre blanc en soi. En bref, les tests sont extrêmement importants, mais ce n’est pas la seule chose à considérer. La qualité des exigences est aussi primordiale.

Le déploiement du système ne devrait pas être fait pendant la saison la plus occupée et il peut être fait étape par étape, par exemple une fonction à la fois. Considérez aussi la passation au support comme partie du déploiement.

Étape 5 – Comment Se Préparer à la Réalisation des Bénéfices ?

Quand l’utilisation est établie et que le système est correctement utilisé, les objectifs commerciaux originaux devraient être révisés et les objectifs mesurables devraient être mesurés. Les mesures peuvent être effectuées à différents intervalles de temps, afin d’enregistrer l’évolution dans le temps. Il est recommandé d’établir une ligne de base, avant que le système ne soit implémenté.

Mesures La production d’une équipe donnée a mesurément augmenté en utilisant le système… Ils ont effectué 50% d’évaluations en plus dans les 6 mois après le déploiement du système. Le nombre de griefs soulevés ou le nombre de non-conformités diminue systématiquement depuis l’utilisation du système. La satisfaction ou le moral des utilisateurs, mesurés par des enquêtes formelles, a augmenté de 50%.

Étape 6 – Comment Se Préparer pour le Long Terme ?

Finalement, n’oubliez pas que le projet peut ne durer que quelques mois, mais le système sera probablement en place pendant 10 ans ou plus. Vous pouvez donc vouloir construire une relation à long terme avec le fournisseur.

Certains fournisseurs sont disposés à établir une relation de partenariat mutuellement bénéfique avec votre entreprise, afin de vous aider à maximiser le retour sur votre investissement. Cela pourrait impliquer la participation à des réunions régulières à différents niveaux au sein de l’entreprise, l’établissement de forums d’utilisateurs, ou la contribution à la feuille de route du produit par exemple.